Program Outlook pozwala na wysyłanie wiadomości z załączoną opcją głosowanie, tak jak w ankietach. Oficjalna informacja ze strony Microsoft mówi, że niezbędne jest użytkowanie programu w oparciu o serwer Microsoft Exchange. W praktyce możliwe jest również wysłanie takiego maila przy użyciu 
serwera pop3/smtp lub imap. Pamiętajmy, że do poprawnego odczytania wiadomości i oddania głosu wiadomość musimy używać program Outlook.
- Tworzymy nową wiadomość w standardowy sposób klikając na przycisk Nowa wiadomość e-mail lub skrót Ctrl+N. Zdjęcie obok.
- Wiadomość adresujemy, dodajemy właściwy temat oraz zapisujemy treść. Dobrą praktyką jest zapisanie w mailu informacji o ankiecie oraz opisanie krótkiej instrukcji jak głosujemy. Jeżeli ktoś pierwszy raz spotyka się z taką metodą ankiety, będzie to dla niego przydatna informacja. Zdjęcie poniżej.
- Najważniejsza część to przejście na kartę Opcje i wybranie polecenia Użyj przycisków głosowania. Pod tym poleceniem ukryte są 3 przykładowe zestawy odpowiedzi z których poprzez kliknięcie możemy skorzystać. Jeżeli chcemy stworzyć własny zestaw odpowiedzi korzystamy z opcji Niestandardowy…. Zdjęcie poniżej.
- W przypadku wykorzystania opcji Niestandardowy…, w oknie które się pojawi interesuje nas pozycją Użyj przycisków głosowania. Tam właśnie wypisujemy po średniku możliwe odpowiedzi. Zdjęcie poniżej.
- Ostatni krok to wysłanie maila i oczekiwanie na odpowiedź w głosowaniu. Kiedy już zaczną spływać do nas odpowiedzi będziemy moli sprawdzić jak one wyglądają. Ważne żeby wszystkie one były oznaczone jako przeczytane, ponieważ wtedy wyniki zbiorcze będą dostępne.
Sprawdzenie wyników odbywa się poprzez otwarcie jednej z wiadomości odpowiedzi i kliknięciu w opis: Odpowiedź nadawcy: …, a później Wyświetl wyniki głosowania. Zdjęcie obok.