Jak napisać jeden dokument do wielu osób?

Kiedy zajmujemy się obsługą klientów bądź naszym zadaniem jest utrzymywanie korespondencji z wieloma osobami zdarza nam się, że musimy wysłać np. listy z zaproszeniem do setek osób, a jedyne co się zmienia w liści to dane osoby do której piszemy. W takiej sytuacji mamy tradycyjne wyjście czyli tworzenie wielostronicowego pliku Worda, gdzie na każdej stronie wpisujemy dane innej osoby – ten sposób jest czasochłonny i męczący. Zdecydowanie wygodniej jest kiedy korespondencja tworzona jest automatycznie na podstawie wzoru dokumentu, w ten sposób pracę wykonujemy tylko na jednej stronie.

  1. Przygotuj pismo, które chcesz przesłać do dowolnej liczby osób. Przykład takiego dokumentu jest tutaj: Zaproszenie na konferencję.docx. Całą prace wykonujemy na przygotowanym tekście. W pliku został zapisany odbiorca pisma w formie umownej określającej jakie dane pojawią się na piśmie. Zdjęcie poniżej.
    Odbiorca dokumentu
  2. Kolejnym krokiem po przygotowaniu pliku jest uruchomienie Korespondencji klikając na karcie w górnej części programu Word. Kiedy karta jest aktywna, z pośród przycisków na wstążce, wybieramy ikonę Wybierz adresatów. Zdjęcie poniżej.
    Korespondencja
    Z ikon, które znajdują się po lewej stronie nie musimy korzystać ponieważ dokument jest już gotowy i nie jest on ani etykietą, ani kopertą itp. Wybierać  Rozpocznij koresp. ser. również nie ma potrzeby ponieważ to polecenie wykorzystywane jest do tworzenie konkretnego rodzaju dokumentu np. e-maila.
  3. Po rozwinięciu poleceń przy wyborze adresatów określamy gdzie znajdują się dane osób do których piszemy. Możemy taką listę stworzyć od zera wybierając Wpisz nową listę…. Jeżeli używamy programu Outlook możemy wysłać nasz list do osób znajdujących się w naszych kontaktach tj. opcja Wybierz z kontaktów programu Outlook…. Moi odbiorcy zapisani są w pliku Adresy.docx stąd wykorzystam ostatnią możliwość i wybiorę Użyj istniejącej listy….Zdjęcie poniżej.
    Istniejąca lista
  4. W oknie, które się pojawiło odszukujemy plik z adresami i otwieramy klikając w niego dwukrotnie lewym przyciskiem myszy lub po zaznaczeniu wybieramy przycisk Otwórz.
  5. Teraz na pewno zauważyliśmy, że na wstążce z przyciskami mamy kolejne przyciski aktywne (już nie są wyszarzane).  Za chwilę wykorzystamy niektóre z nich. W celu przejrzenia listy wystarczy kliknąć w polecenie Edytuj listę adresatów. Tam też można wybrać konkretne pozycje dla których będzie stworzona korespondencja.
  6. Nadszedł najważniejszy krok: jak wprowadzić adresatów do listu. W miejsce opisów Tytuł, Imię, … wprowadzamy Pola korespondencji seryjnej (są to elementy które będą wczytywały dane z pliku z adresami). Kasuje z pierwszego wiersza słowo Tytuł i w to miejsce klikam na przycisk Wstaw pola koresp. ser. (najlepiej prosto w ten tekst, pod ikoną przycisku), z listy która się rozwinęła wybieram polecenie Tytuł. Zdjęcie poniżej.
    Wstawianie polaPo tym działaniu w pierwszej linii pojawi się zapis «Tytuł». Znaki mniejszości przed i większości po słowie są dla nas oznaką, że ten element jest polem korespondencji, jeśli spróbujemy usunąć którąś z liter usunie się całe pole.
    Operację ze wstawianiem pól korespondencji ponawiamy we wszystkich miejscach gdzie chcemy żeby wartości wczytywane były z listy adresowej. Pola te możecie do woli formatować tj. pogrubiać czcionkę, zmieniać rozmiar itp. Te operacje będą później widoczne w końcowym dokumencie. Nazwy pól nie muszą być identyczne jak teksty w których miejsce je wstawiacie. Efekt końcowy wstawiania widoczny na zdjęciu poniżej.
    Wszystkie pola
  7. Możemy sprawdzić teraz czy udało się wszystko poprawnie wstawić. W tym celu obejrzymy wyniki naszej pracy. Klikamy na przycisk Podgląd wyników, po czym w miejscu pól korespondencji pojawiają się konkretne dane osób z naszej listy. Możemy przejrzeć je dzięki przyciskom strzałek, które pozwalają na przechodzenie między kolejnymi pozycjami listy. Zdjęcie poniżej.
    Podgląd wyników
  8. Wszystko wydaje się być poprawne więc pozostał ostatni krok czyli zakończenie i scalenie naszej korespondencji tak aby oba pliki które wykorzystaliśmy dały nam jeden wynikowy plik ze wszystkimi zaproszeniami. klikamy na ostatni już przycisk Zakończ i scal, a następnie wybieramy jedną z trzech opcji:
    • Edytuj poszczególne dokumenty… – dzięki tej opcji możemy utworzyć nowy plik Worda, a w nim nasze zaproszenie, gdzie każda strona to będzie list do innej osoby,
    • Drukuj dokumenty… – wydrukujemy nasze zaproszenie dla wszystkich osób które były na naszej liście adresatów,
    • Wyślij wiadomość e-mail… – możemy nasze zaproszenie wysłać do wszystkich odbiorców drogą elektroniczną.

W taki oto sposób możemy przygotować naszą wysyłkę seryjną przy niewielkim nakładzie pracy.